Informasjonssikkerhet for ansatte: Bruk av e-post

Rutiner når du skal sende e-post

  • Tittelen inneholder ikke navn eller personopplysninger. Husk at mottakere kan få varsling på skjermen, og at informasjonen kan være synlig for andre som tilfeldigvis ser på skjermen samtidig.
  • Epost-adresser til flere foreldre/elever settes som blindkopi. En adresse er en personopplysning, og skal ikke deles med andre uten samtykke. Angi gjerne i innledningen hvilken gruppe som mottar eposten.
  • Elever omtales med første bokstav i fornavn ELLER med referanse til klasse. Hvis det er foreldre som er mottakere for eposter der elever omtales, skal foreldres adresser stå som blindkopi. Ofte er det bedre å ta en telefon, eller invitere til et møte.
  • Sensitive personopplysninger sendes aldri i epost eller SMS ("særlige kategorier", jf. PVF artikkel 9 og 10). Merk at dette også omfatter alle typer beskrivelse av diagnoser og sykdommer, inkludert allergier. Websak, papirpost og krypterte nettplattformer kan brukes.

Rutiner når du mottar og håndterer e-post

  • Skru av epost-varslinger på skjerm, evt. sett innstillinger slik at verken avsender, tittel eller innhold vises. Det er ugreit å stå i klasserommet tilkoblet prosjektor når meldingen «klage på norsklærer i 9F» ruller inn.
  • Ikke bruk automatisk svar. Du risikerer å videresende personopplysninger fra tittelen uten å være klar over det.
  • Eposter med personopplysninger sendt fra foreldre og andre besvares ikke direkte, men i en ny og anonymisert tråd.
  • God saksbehandlingsskikk: Svar, takk for mottatt epost, at du skal finne ut mer om dette, og at du tar kontakt igjen på telefon/epost i løpet av en gitt tid.
  • Eposter med innhold av betydning for elevens skolesituasjon skrives ut og legges i elevens mappe.


Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License