Informasjonssikkerhet for ansatte: Bruk av e-post

Rutiner når du skal sende e-post

  • Tittelen inneholder ikke navn eller personopplysninger. Husk at mottakere kan få varsling på skjermen, og at informasjonen kan være synlig for andre som tilfeldigvis ser på skjermen samtidig.
  • Epost-adresser til flere foreldre/elever settes som blindkopi, med mindre de allerede inngår i kommunikasjonen. En adresse er en personopplysning, og skal ikke deles med andre uten samtykke.
  • Elever omtales med initialer og ev. klasse. Alle vedlegg i intern epost blir automatisk kryptert. Selv om personnummer ikke er sensitive, vil det stort sett være tilstrekkelig å bruke fødselsdato i de fleste dokumenter.
  • Sensitive personopplysninger sendes aldri i epost eller SMS. Merk at dette omfatter alle typer beskrivelse av sykdom, inkludert diagnoser og allergier.

Rutiner når du mottar og håndterer e-post

  • Skru av epost-varslinger på skjerm, evt. sett innstillinger slik at verken avsender, tittel eller innhold vises. Det er ugreit å stå i klasserommet tilkoblet prosjektor når meldingen «klage på norsklærer i 9F» ruller inn.
  • Ikke bruk automatisk svar. Du risikerer å videresende personopplysninger fra tittelen uten å være klar over det.
  • Eposter med personopplysninger sendt fra foreldre og andre besvares ikke direkte, men i en ny og anonymisert tråd.
  • I en epost fra deg til foreldre er det ikke mulig å anonymisere innholdet. Alle forstår at det er deres barn det er snakk om. Ofte er det bedre å ta en telefon, eller invitere til et møte.
  • God saksbehandlingsskikk: Svar, takk for mottatt epost, at du skal finne ut mer om dette, og at du tar kontakt igjen på telefon/epost i løpet av en gitt tid.
  • Eposter med innhold av betydning for elevens skolesituasjon skrives ut og legges i elevens mappe.


Unless otherwise stated, the content of this page is licensed under Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License